Стандарт гарантийного письма для регистрации ООО

Перед тем, как подавать документы государственному регистратору для создания собственного ООО, нужно определиться с тем, где именно будет указываться юридический адрес вашего общества, так как от него зависит расположение привязанного к вам исполнительного органа.

При этом в процессе регистрации ООО у общества нет право заниматься заключением договоров и заниматься какой-либо хозяйственной деятельностью, в связи с чем многие люди не знают, как им заключить договор со сторонними организациями или третьими лицами на предоставление им помещения под юридический адрес. Сделать же это можно с использованием специального гарантийного письма.

Но для начала следует разобраться в том, как оформляется гарантийное письмо для регистрации ООО и что оно собой представляет.

Зачем оно необходимо

В области экономических отношений использование гарантийных писем сегодня пользуется достаточно широким распространением, и можно выделить несколько основных вариантов того, как такие письма могут использоваться:

• в процессе регистрации юридического лица, что часто требуется налоговой инспекцией для подтверждения юридического адреса;
• при заключении сделки, если компания не имеет возможности проверить собственного контрагента, и поэтому запрашивает у него гарантийное письмо от собственника того объекта, который арендуется компанией, для собственной безопасности;
• если физическое или юридическое лицо хочет получить какие-либо гарантии того, что в ближайшем будущем данное помещение не будет сдаваться посторонним лицам.

Гарантийное письмо само по себе представляет собой односторонний документ, который ни к чему не обязывает собственника указанного в нем помещения, даже если в нем предельно подробно перечисляются важные условия предстоящей сделки.

Основные моменты

Гарантийное письмо должно оформляться на фирменном бланке организации, которая выступает собственником помещения, и в этом документе должны отражаться все его реквизиты, включая основное местонахождение, ИНН, ОГРН, контактный номер телефона, а также наименование того органа, для которого оформляется данный документ.

В гарантийном письме обязательно должна присутствовать информация о том, что собственник помещения обязуется предоставить юридическому лицу свое помещение для указания его в качестве юридического адреса, чтобы соответствующее лицо могло зарегистрировать на него собственное ООО (с указанием полного наименования данного общества).

Также в письме обязательно должна присутствовать ссылка на определенный документ, который подтверждает наличие права собственности на данное помещение, и дальнейшие совместные действия арендодателя и арендатора данного объекта. На письме должна стоять подпись руководителя предприятия, который должен иметь право самостоятельно распоряжаться его имуществом.

Гарантийное письмо — скачать бланк, образец 2023 года

К письму нужно прикладывать копию правоустанавливающего документа, а также копию плана здания по этажам. Если юридический адрес будет предоставлять физическое лицо, являющееся собственником квартиры, то в таком случае гарантийное письмо должно составляться точно так же, как и в случае с юридическим, и при этом к нему нужно обязательно прикладывать копию свидетельства на жилплощадь.

Требования к гарантийному письму для регистрации ООО

Оформление гарантийного письма должно осуществляться на фирменном бланке, и при этом сам документ должен включать в себя всю необходимую информацию, включая адрес регистрации, ОГРН, ИНН и наименование организации.

В тексте должно говориться о том, что собственник указанного помещения обязуется оформить договор аренды с этой компанией и согласен на то, что она разместит в данном помещении свой юридический адрес. При этом стоит отметить, что в письме обязательно должно присутствовать фирменное наименование ООО, которое будет там регистрироваться.

Обязательно в процессе заполнения этого документа сделать ссылку на бумаги, подтверждающие право собственности того человека, который составляет гарантийное письмо. В конечном итоге оформленный документ подписывает физическое лицо или руководитель компании, которая получила право распоряжаться указанной собственностью.

Детали содержания

В письме нужно обязательно указать следующую информацию:

• дату документа и его исходящий номер;
• полное наименование компании с указанием ФИО ее директора или какого-либо другого лица, которое выступает в качестве получателя письма;
• в названии гарантийного письма можно просто указать его тему или вообще ничего не прописывать в данном поле;
• в теле письма излагается суть обязательств, которые принимает на себя собственник имущества, а также указываются гарантии и сроки их выполнения;
• если письмо включает в себя разрешение на предоставление юридического адреса, то в таком случае в нем нужно отметить сам адрес, характеристики предоставляемого объекта недвижимости, а также документы, подтверждающие право собственности;
• если письмо включает в себя необходимость оплаты задолженности, должен указываться четкий график того, как она будет гаситься;
• автор письма должен поставить собственную должность, подписать и расшифровать оставленную подпись и закрепить все это печатью организации.

Стоит отметить, что если автор письма действует в соответствии с выданной ему доверенностью, то помимо указанной выше информации в письме нужно поставить реквизиты этого документа, а саму доверенность приложить к письму, дополнительно отметив ее в приложении. При этом ставить печать организации не обязательно.

В гарантийном письме должны отражаться намерения одной стороны сделать определенные действия для другой, то есть это гарантия, которая оформляется в письменном виде. Помимо предоставления юридического адреса таким письмом можно гарантировать абсолютно все, что только предусматривается в соответствии с действующим законодательством.

Как правило, подпись на гарантийном письме оставляет руководитель организации, и только в отдельных случаях эта процедура доверяется представителю, если у него есть полномочия оставлять подпись на различных документах компаний.

В любой ситуации гарантийное письмо должно оформляться в соответствии с правилами деловой переписки, и только в том случае, если оформлением всех бумаг занимается представитель, дополнительно нужно будет также приложить к пакету документов доверенность, которая подтвердит наличие у него соответствующих полномочий.