Какие документы нужны при ликвидации организации

После того как решение о ликвидации окончательно принято, управление всеми делами предприятия будет осуществляться ликвидационной комиссией. Ее задачей будет сформировать перечень документов, предназначенный для дальнейшего размещения в государственном архиве.

Подготовка пакета

К подготовке нужного пакета документов следует отнестись с должным вниманием, т.к. даже небольшие неточности при формировании могут повлечь за собой штраф или отказ в ликвидации общественного предприятия. Сама процедура не является сложной в вопросе документации, однако все необходимое рекомендуется готовить заранее, руководствуясь перечнем нужных бумаг

В первую очередь следует оформить документы, с которых начинается ликвидация предприятия:

О процессе ликвидации необходимо также объявить публично, посредством государственного Вестника регистрации. Помимо этого необходимо разослать письменные уведомления кредиторам организации.

Особой, регламентированной формы для этих уведомлений не предусмотрено. Для самих кредиторов оговорен срок, в который они могут предъявить долговые претензии — не более 2-х месяцев после уведомления.

Далее происходит составление ликвидационного баланса, который можно грубо разделить на 3 этапа:

• формирование промежуточного ликвидационного баланса;
• полное завершение деятельности;
• формирование конечного ликвидационного баланса.

Для распределения оставшихся от предприятия активов создается промежуточный ликвидационный баланс. В него должны быть внесены все сведения об имуществе, материальных и нематериальных активах, а также задолженностям перед кредиторами. Заполняется документ по форме №Р15003.

Чтобы не упустить никаких задолженностей, рекомендуется дождаться истечения отведенного 2-х месячного срока, отведенного кредиторам и только после этого оформлять баланс. Также документ должен быть нотариально заверен.

Пока документ проверяется в налоговой службе, следует заняться окончательным завершением деятельности — расторжением всех имеющихся договоров, снятием с учета, погашением долгов.

При наличии средств, оставшихся после завершения деятельности, они будут распределены между всеми учредителями предприятия. После этого составляется акт, фиксирующий отсутствие любых претензий со стороны бывших собственников, скрепляемый подписями членов комиссии и учредителей. Производится закрытие расчетного счета фирмы и составляется конечный ликвидационный баланс.

Последние необходимые документы при ликвидации организации это:

• квитанция об уплате госпошлины;
• журнал, содержащий публикацию объявления о ликвидации.

Что касается госпошлины, то она должна быть оплачена тем же лицом, что и регистрировало предприятие. Для журнала особые требования не предъявляются, и он может вовсе не понадобиться. Однако, лучше перестраховаться.

Фрагменты бумаг

Все вышеозначенные процедуры оговорены действующим законодательством. О том кто и в каком порядке должен осуществлять хранение оставшихся от ликвидированного предприятия архивных документов можно узнать из постановления Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 года. Конкретно оговариваются эти моменты в пунктах 3.9 и 3.10 этого постановления.

Так пункт 3.9 определяет, что в случае полной ликвидации предприятия, часть его документов отправляется на хранение в государственный архив, если подобное было установлено договором между Федеральной архивной службой и этим предприятием. Если подобный документ отсутствует, то на хранение отправляются лишь бумаги по личному составу фирмы.

Пункт 3.10 устанавливает, что предприятие, ликвидированное с целью создания на его месте другого, должно передать свои документы новообразованному обществу.

В законе также обозначены принцип формирования ликвидационной комиссии. Для акционерного общества это решение принимает собрание акционеров, с помощью голосования (Федеральный закон № 208). Для ООО же такое решение принимается всеми членами (Федеральный закон № 14).

На проведенных, утвержденным составом, собраниях решаются и устанавливаются следующие положения:

• состав ликвидационной комиссии;
• порядок действий комиссии;
• сроки ликвидации.

Согласно Гражданскому кодексу РФ, после того как была сформирована ликвидационная комиссия, к ней переходят все полномочия по управлению предприятием.

Именно комиссия, помимо прочего должна составить договор на дальнейшее хранение документов, остающихся от предприятия. Его можно заключить с гос. архивом или с коммерческой организацией.

Прочие действия с документами при ликвидации организации

Передача

Процесс этот, как показано выше, довольно сложен и регулируется специально созданными для него законами. На сегодняшний день создается ситуация при которой предписывается хранить документы временного характера, уже после того, как ликвидатор завершил свою деятельность. Зачастую с этим возникают проблемы, вследствие чего документы остаются бесхозными, что может вести к самым разным последствиям.

Порядок действия организаций в этой ситуации одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, именуемом «Основные правила работы архивов организаций».

В случае ликвидации общественного предприятия необходимо обратиться в, находящийся в соответствующем субъекте федерации, орган гос. архива.

Прежде всего нужно будет обговорить 2 пункта:

• ограничения по дате подачи документов;
• определить предполагаемое количество бумаг и разбить их на категории с разным сроком хранения.

Особое внимание традиционно уделяется документам по личному составу предприятия, которые обязаны отдаваться на хранение.

Среди них:

• личные дела работников;
• трудовые договоры;
• приказы по личному составу;
• карточки учета приема на работу, увольнений, переводов;
• сведения о банковских счетах работников;
• поданные формы в налоговую службу;
• акты о несчастных случаях.

Порядок и правила подготовки этих документов к сдаче в архив прописаны в пп. 3.7.23 Основных правил работы архивов.

После того, как оформление документов было завершено нужно составить лист-заверитель, описать передаваемые документы и правильно оформить обложку. Все необходимые рекомендации, такие как код архива, его наименование или наименование организации его деятельность осуществляющей, можно получить у сотрудников архива.

Также от них можно получить сведения о правильном формировании заголовков, описи и т.д. Обусловлено это тем, что далеко не все нормы прописаны в Основных правилах.

Архивация

Уже при формировании ликвидационной комиссии нужно помнить, что в ее состав может входить сотрудник государственного или муниципального архива, что значительно облегчит всю процедуру составления пакета документов и сдачи их в архив.

Негосударственные предприятия передают весь сформированный выше пакет документов на хранение в соответствующее представительство Государственного Архива. Прием документов осуществляется сотрудником гос. учреждения, передача же осуществляется сотрудником компании (обязательно челн комиссии по ликвидации). Происходит проверка наличия дел, указанных в перечне, также формируется новый.

В составленном акте указывается состояние документов, прописывается перечень отсутствующих, а также количество сданных бумаг. Составляется документ в двух экземплярах, каждый из которых должен быть скреплен подписями руководителя Архива и председателя ликвидационной комиссии. По одной копии договора забирает каждая из сторон.

Уничтожение

Любые действия по уничтожению документов ликвидированного предприятия, принимаются уже после истечения срока их хранения, если иное не обговорено специальным договором. Если компания не входит в список источников для Государственного Архива соответствующего субъекта, то уничтожение может осуществляться и без согласия архивной службы.

Уничтожению документов уделяется внимание и в Кодексе об административных правонарушениях. Так, если была нарушена процедура ликвидации документов, то с предприятия будет удержан штраф.

Процесс уничтожения документов состоит из 3-х этапов:

• Проведение экспертной оценки ценности хранимых документов. В задачи этой процедуры входит, в том числе, и решение о том, какие документы должны остаться на временном хранении, а какие на постоянном.
• По результатам отбора, составляется решение об отправке ряда документов на уничтожение.
• Собственно уничтожение документов. Может проводиться как самой компанией, так и посредником.

Закон о порядке и сроках хранения

Основным источником, определяющим эти положения, является Федеральный закон № 125 от 2004 года. Так в 23-ей статье, в пунктах 9 и 10 указано, что условия и место дальнейшего размещения архивных документов, после ликвидации организации, определяются учредителями фирмы, либо иными, уполномоченными на то лицами.

Вне зависимости от причин прекращения деятельности, организация передает все документы с не истекшим сроком хранения (например, бухгалтерские документы хранятся 5 лет) в государственный или муниципальный архив. При этом составляется соответствующий договор.

Как уже говорилось ранее, срок хранения и процедура уничтожения также оговариваются в заключаемом при передаче договоре.

На практике Государственные Архивы очень перегружены, и зачастую не в состоянии справиться с поступающим объемом бумаг. Это обусловлено как элементарно нехваткой площади хранения, так и загруженностью сотрудников архивов. Приводит это к тому, что документы при ликвидации организаций приходится сжигать или пользоваться услугами коммерческих организаций.

Прием дел в архив бесплатен только для организаций, являющихся источником комплектования этого архива (закреплены должны быть территориально). Плата для других лиц составляет в среднем шестьсот рублей за каждое дело.