Методы списания дебиторской задолженности

Деятельность предприятий неразрывно связана с процессом отчетности. Это позволяет проанализировать их эффективность, предпринять шаги к усовершенствованию методов деятельности, сократить затраты, отказаться от факторов, которые приносят убытки. Одной из важных гарантий успешной деятельности предприятия является правильный контроль за дебиторской задолженностью, отслеживание ее погашения.

При этом зачастую возникают ситуации, когда долги на пользу предприятия невозможно взыскать, в этом случае они подлежат списанию по тем или иным причинам, включая списание дебиторской задолженности с истекшим сроком давности подачи иска.

Дебиторская задолженность или «дебиторка» — это совокупность всех долгов на пользу предприятия со стороны его контрагентов (коммерческих организаций, физических лиц). Проще говоря, это активы, которые выведены из оборота фирмы.

Признавать дебиторку безнадежной нужно для следующего: не списанные долги постоянно фигурируют в отчетности, что влияет на налоги, а также для достоверного анализа деятельности предприятия необходимо определиться, предпринимать меры по взысканию долгов и дальше или же списать их.

Законодательством предусмотрена возможность списания долгов, отнеся их к результатам финансовой деятельности предприятия, списанию за счет резерва, повышению расходов в некоммерческих организациях, на внереализационные расходы.

Безнадежной дебиторской задолженностью считают ту, по отношению к которой есть все предпосылки считать, что ее невозможного погасить. То есть когда все возможные меры к погашению приняты, но не дали результата и ее невозможно удержать с должника, или же, когда по ней истекли сроки для подачи иска. На основании этого выделяют две группы причин, когда в бухучете дебиторка определяется как безнадежная: истечение сроков для подачи исков и причины, дающее основание считать, что ее невозможно возвратить.

Более расширено эти группы отображены в законодательстве (п. 2 ст. 266 НК РФ), а именно:

• окончание сроков для подачи исков (ст. 196 ГК РФ);
• прекращение обязательств, при невозможности их исполнения (ст. 416 ГК РФ) или на основе актов госорганов (ст. 417 ГК РФ);
• ликвидация, банкротство (ст. 419 ГК РФ).

Указанные обстоятельства исчерпывающие, по иным причинам дебиторка не может признаваться безнадежной. Порядок ее ликвидации регламентируется ст. 265 НК. Убытки за отчетный период, включая долги, нереальные к погашению, а если на фирме создан резерв сомнительных долгов, то и долги, не покрываемые ним, включают во внереализационные расходы.

Бухгалтерским учетом (БУ) не дается определение, что такое «безнадежность» для долгов, а также там не дается определение «долгов, которые невозможно взыскать».

Какие долги можно списать

Для того чтобы разобраться углубленно, о том, какую задолженность можно списать, необходимо охарактеризовать четыре вида дебиторки согласно причинами ее возникновения:

В бухгалтерском учете

Порядок списания дебиторской задолженности для целей БУ определяется наличием резерва сомнительных долгов.

При наличии резерва:

• информация фиксируется записью в Дт 63 Кт 62 (76 или иные счета, учитывающие долги на пользу фирмы) – списание из резерва;
• при превышении долгом резерва, разницу записывают к иным расходам — Дт 91.2 Кт 62 (или иные дебиторские счета);
• по списанному ведут учет на протяжении 5 лет по дебету 007 полностью. Средства списывают окончательно только по истечении этого срока.

При отсутствии резерва:

• Дт 91.2 Кт 62 (или иные позиции для дебиторки) — как расходы или долги, нереальные к взысканию;
• Дт 007 — списанное учитывается за балансом.

Этапы списания:

• инвентаризация (акт инвентаризации ИНВ №17);
• приказ руководства о списании;
• справка-расчет бухгалтера;
• отображение в учете.

Акт инвентаризации ИНВ №17

Документация, о списании подлежит хранению для целей БУ не меньше 5 лет, Этот срок считается со дня списания. На счете 007 ведется анализ по каждому контрагенту.

В налоговом учете

Дебиторка может подлежать к списанию как расходы. Но такую возможность имеют только предприятия, у которых проводится начисление методом НДС. Именно по этой причине те, которые платят ЕНВД и на упрощенной системе не могут учитывать безнадежную задолженность в расходах. Это же касается ИП на ОСНО – они не имеют права проводить списание безнадежной дебиторки.

Порядок списания для налогообложения, так же как и для БУ, находится в зависимости от наличия резерва сомнительной задолженности.

Нюансы при этом такие:

• при его наличии списание проводится за счет резерва;
• если его нет, списанное относят на внереализационные расходы;
• непокрытый резервом объем долгов относят к внереализационным расходам.

Признание списанного расходами осуществляется по мере появления самого раннего обстоятельства:

• истечение срока для подачи иска;
• появления в ЕГРЮЛ данных о прекращении деятельности должника;
• поступления документации по исполнительному производству;

Документальное подтверждение

Безнадежность дебиторки подтверждается документально в обязательном порядке, например, такими документами:

• судебным иском к должнику;
• документами, подтверждающими завершение исполнительного производства или о возвращении исполнительных документов без исполнения с актом о невозможности взыскать долг;
• документами об истечении исковой давности, о банкротстве (определение суда), исключении из ЕГРЮЛ (справками или выписками), признании недействительной сделки с взысканием всего полученного в бюджет;
• прочие подтверждения, включая переписку с требованием оплатить долги.

При этом подтверждением даты возникновения и объема дебиторки служат такие документы:

• договоры, накладные;
• акты работ, приема-передачи, сверки с котрагентами;
• инвентаризационная документация о долгах на конец отчетного периода;
• приказы руководства о списании задолженности как безнадежной.

Важный момент: согласно судебной практики акт сверки при оформлении итогов инвентаризации не обязательный. Если документация изъята, то вместо них используются их копии с актом об изъятии. На организацию возлагается обязанность осуществлять инвентаризацию перед годовым бухгалтерским отчетом (п.12 ФЗ «О бухгалтерском учете»).

Важные особенности:

• Списание долгов в убыток, при неплатежеспособности контрагента не считается их аннулированием. Такие суммы учитываются в балансе на протяжении 5 лет с момента списания для анализа возможностей взыскания, если изменится платежеспособность должника.
• Срок хранения документов по дебиторке: для БУ – 5 лет, для НУ — 4 года с момента ее списания (не образования), а при возникновении в НУ убытков – с момента, когда налоговая база уменьшилась на сумму убытков.
• Применяется также критерий определения безнадежности долгов – оценка самой организации.

Им пользуются только для целей БУ в тех случаях, когда на пользу организации есть много незначительных долгов, взыскание которых через суд слишком затратное, затраты могут превысить сам объем долгов и если нет уверенности в положительном результате процесса взыскания. Для оптимизации учетности такую задолженность списывают после инвентаризационной процедуры за счет чистой прибыли фирмы.

Сложные варианты

Влияние списания долгов на налоговый учет (налог на прибыль, НДС, УСН) отображено в таблице:

При наличии резерва дебиторку ликвидируют за его счет, при этом, не относя ее к внереализационным расходам. Участие ее в формировании резерва не имеет значения для НУ.

Для БУ ее относят в расходы на дату инвентаризации и указывают на позициях 91 и 91-2. Долги, если контрагент неплатежеспособный и если истек срок для подачи иска, учитываются на позабалансовой позиции 007 на протяжении 5 лет.

Формирование резерва сомнительных долгов при их наличии для БУ – обязательное, в отличии от НУ, поэтому дебиторку списывают за его счет, не относя к расходам. В БУ можно списать только задолженность, учтенную при создании резерва.

При уплате поставщику аванса, и признании его потом безнадежным долгом, НДС восстанавливается, если он был вычтен. Если принято решение признать задолженность физического лица безнадежной и сделать списание дебиторки, отнеся ее на расходы, необходимо с ее суммы перечислить налог на доходы физлиц. Если такое лицо – сотрудник предприятия, то кроме уплаты НДФЛ за него, фирма обязана перечислить со списанной задолженности страховые взносы.

Для БУ проводки выглядят следующим образом:

Подтверждение права

О документальных подтверждениях списания безнадежной задолженности рассказано выше. Ними являются документы о сумме и дате возникновения долгов (накладные, акты исполнительного производства, акты сверки, судебные документы и пр.).

После собора всех необходимых документов нужно правильно оформить списание, подтвердив право это сделать.

При оформлении списания бухгалтером и руководством фирмы составляются такие документы:

• инвентаризационный акт, который составляется после инвентаризации задолженности, фиксирует ее результаты;
• справка о дебиторке, где указывается ее сумма и прочие параметры;
• письменное обоснование с указанием причин, почему необходимо провести списание;
• руководитель рассматривает указанные выше документы и принимает решение списать задолженность, о чем издает приказ.

Бухгалтер при оформлении списания прилагает к приказу руководителя такие документы: подтверждающие наличие долгов, об их истребовании с должников, подтверждающие их неплатежеспособность.

Итак, сам порядок списания дебиторской задолженности не слишком сложный и проходит в три этапа: инвентаризация, сбор документов-оснований для признания долгов безнадежными, оформление (акт инвентаризации, справка, приказ), отображение у учете.