Важность письма от собственника помещения для регистрации ООО

Наличие у регистрирующего свою деятельность предприятия юридического адреса является одним из важных моментов. Адрес требуется не только для внесения в учредительные и иные документы, ЕГРЮЛ, но по закону у предприятия там должен располагаться офис с соответствующими отделами, директор. По этому адресу должна приходить почта, приезжать проверяющие из контролирующих органов. Вопрос об официальном месте нахождения фирмы решается собственниками на этапе формирования учредительных документов и подготовки их для сдачи в налоговую.

Нередки ситуации, когда зарегистрировавшись по одному адресу, фирма располагается по-другому, это связано не только с производственной необходимостью, но обусловлено, например, условиями помещения. По закону собственники могут приобрести свое здание или офис для предприятия еще до начала коммерческой деятельности, тогда вопрос с юридическим адресом решается автоматически.

Но, если такой финансовой возможности нет, приходится арендовать помещения, ими могут быть нежилые объекты и жилые (офисные помещения, частные дома, квартиры). Нежилое помещение должно быть переведено в статус жилого, тогда законодатель разрешает там находиться сотрудникам офиса и директору.

В других случаях свой адрес по прописке имеет право предоставить регистрирующемуся предприятию один из учредителей или директор, как нанятое лицо. Каждый владелец должен согласиться, чтобы адрес помещения, которое будет арендовать фирма, был предоставлен в качестве юридического. Разрешается также покупка юридического адреса, чаще всего в этом случае предприятие фактически располагается в другом месте.

В случаях, описанных выше, когда у открывающейся фирмы нет своего помещения, в число необходимых документов для налоговой входит письмо для регистрации ООО от собственника помещения. В нем отображается, что владелец не возражает против предоставления своего адреса.

Документ готовится на основании предварительного договора аренды, который заключается между одним из собственников и арендодателем. Если предоставляется домашний адрес учредителя или будущего директора, в налоговой достаточно показать паспорт. Хотя сам договор не является документом, который входит в пакет для регистрации, но его также могут затребовать показать налоговики.

Шаблона для написания гарантийного письма от имени одного или нескольких владельцев помещения не существует. Оно может быть написано в произвольной форме, как от имени владельца нежилого помещения, так и жилого. Главное – отображение в тексте согласия на предоставление адреса помещения по такому-то адресу для такого-то предприятия в качестве юридического для отображения в документах, а также размещения фирмы с целью коммерческой деятельности.

Когда это нужно

Гарантийные письма от владельцев помещений предоставляются арендаторам, когда:

• документ следует предоставить в налоговую в числе необходимых для регистрации юр. лица;
• необходимо обеспечить интересы будущего арендатора, которому имущество будет передано в пользование только после заключения официального договора аренды.

Фактически содержанием письма владелец заверяет налоговую и арендатора, что после того, как фирма зарегистрируется в качестве плательщика налогов, помещение и адрес для расположения предприятия будут отданы ей в пользование. На основании этого документа налоговая имеет право зарегистрировать фирму по предоставленному собственником адресу, потому что его владелец не возражает.

Договор аренды не может быть еще заключен, потому что фирмы еще нет, она не числится ни у одного контролирующего органа, у нее нет печати и права на заключение сделок. Поэтому фактически предварительный договор аренды не может иметь юридической силы, на его основании регистрацию производить нельзя, но такой документ также заключать желательно.

К письму владелец должен приложить копию документов на собственность, а также на само помещение, где будет виден план расположения объекта на территории. Копии документов заверяются у нотариуса. Если помещение жилое, например, квартира, офисное, дом, план расположения на территории не нужен.

Когда помещение берется в субаренду, гарантийное письмо должен оформить не только субарендатор, но и основной собственник. В документе обязательно указываются точные сведения о помещении, с помощью которых его можно индивидуализировать.

Написание письма для регистрации ООО от собственника помещения

На основании письма владелец помещения гарантирует будущему арендатору, что после регистрации его фирмы, будет заключен официальный документ на аренду. Во время приема документов от регистрирующейся фирмы сотрудник ФНС обязан проверить данные по предоставляемому юридическому адресу.

Тенденция последних лет такова, что учредители просто покупают адреса у сомнительных компаний, затем выясняется, что там уже зарегистрировано несколько предприятий, которые фактически располагаются в других офисах. Поэтому ответственному сотруднику рекомендуется запросить предварительный договор аренду на помещение, а также сделать звонок потенциальному арендодателю и в устной форме удостовериться, что такое помещение по указанному адресу существует.

Для выявления признаков фиктивности юридических адресов законодатель приводит некоторые критерии.

Например, адрес:

• указанный организацией, уже предоставлен в налоговую несколькими фирмами, причем точно известно, что они там не находятся и на связь не выходят;
• является несуществующим;
• принадлежит разрушенному объекту;
• является пока условным, который присваивается строящимся объектам;
• принадлежит органу государственной власти, воинской части или другому объекту, куда невозможно регистрировать коммерческие организации.

Если после звонка ответственного сотрудника собственник помещения заявит, что не имеет ничего общего с написанным документом и не разрешает предприятию использовать адрес для регистрации, принять документы налоговая откажется. Из заявления собственника становится понятно, что предоставленные документы являются поддельными.

Также учредителям, регистрирующим предприятие необходимо проверять арендуемые объекты на чистоту юридического адреса, в дальнейшем это поможет избежать проблем с перерегистрацией. Теоретически подать документы на регистрацию без письма возможно, но, скорее всего, заявителю будет отказано. По мнению законодателя, письмо для регистрации ООО от собственника помещения свидетельствует о достоверности предоставляемого юридического адреса.

Содержание документа

Для написания документа необходимо придерживаться делового стиля, если у собственника-юр. лица есть фирменный бланк, лучше документ оформить на нем, физ. лица могут составить текст на простом листе бумаги формата А4. Образец написания гарантийных писем можно скачать в интернете.

Гарантийное письмо арендодателя

Обязательно в документе должна содержаться информация о:

• Наименовании регистрирующего органа, для которого оформляется бумага.
• Данных арендодателя. Если это юр. лицо, то его реквизитах, когда арендодателем выступает физ. лицо, то паспортных данных.
• Помещении, которое предоставляется в аренду, с указанием общих характеристик и площади.
• Данных арендатора. В данном случае, возможно указать только его название, потому что других пока нет, из паспортных данных вписываются будущего директора.
• Документе, удостоверяющем права на собственность владельца.
• Точном адресе помещения.

Обязательной припиской должна быть фраза о том, что арендодатель предоставляет адрес помещения для указания в качестве юридического. Собственник, а также другие совладельцы, если они есть, не возражают, чтобы по данному адресу находилась фирма, которая будет заниматься коммерческой деятельностью. Документ должен быть датирован числом, которым оформляется.

Заверяется бумага подписью владельца помещения и печатью, если она у него есть. Если их несколько, обязательно подписывают все, рядом с каждой подписью должна находиться расшифровка Ф. И. О.

Прочие требования

Письмо не обладает юридической силой, как и предварительный договор аренды. Впоследствии, если потенциальный арендодатель откажет арендатору в предоставлении помещения и адреса, оспорить данный вопрос в суде будет очень сложно, поэтому придется менять юридический адрес.

Юридической силой будет обладать только официальный договор аренды, заключенный между собственником и фирмой. Предварительные соглашения являются гарантией будущей сделки. В письме утверждается, что не сегодня, а впоследствии стороны возьмут на себя обязательства, поэтому уже сейчас они договариваются о месте будущей сделки.

Законодатель не утверждает, а рекомендует оформлять эти бумаги. Таким образом, государство пытается снизить количество фиктивных адресов в «черных списках», которые за последние годы стали проблемой не только для регистрирующихся фирм, но и налоговой.

На самом деле ФНС не имеет права их требовать, как и проверять чистоту юридического адреса, потому что в законе нет для этого четких указаний. Но если документы не будут предоставлены, НС просто откажется регистрировать фирму, а учредители не смогут доказать свою правоту.